Sapevate che un manager, in media, dedica il 60%
del proprio tempo ad attività inutili?
Fonte:
https://asana.com/it/resources/anatomy-of-work
Chiarisco meglio, più che inutili diciamo attività superflue… come, ad esempio, cercare informazioni nei propri archivi, oppure capire a che punto è un determinato lavoro.
Pensate al paradosso, un ruolo che lavora “con le informazioni” perde un sacco di tempo a cercarle.
Sarà mai possibile?
Facciamo un esempio semplice e semplificato:
vi sarà sicuramente capitato di essere davanti al PC e pensare, sarà stato spedito questo prodotto? Sarà stata mandata la fattura di acconto? A che punto è la spesa del mio centro di costo?
“Sai cosa, chiamo e chiedo.”
Oppure ancora peggio, rinuncio a sapere quell’informazione fin quando non mi si presenta il problema davanti. Pensate agli effetti di queste due modalità, in un caso devo gestire continuamente problemi nell’altro interrompo il lavoro di qualcuno.
Riguardate un pò le vostre chiamate, email e chat… quante di queste contengono informazioni banali che potrebbero essere disponibili a tutti nello stesso momento in cui vengono generate?
Proviamo a ripensare il lavoro partendo dalle responsabilità, ogni ruolo ha delle responsabilità e per ottemperarle ha necessità di informazioni e queste informazioni devono essere disponibili, chiare e facilmente raggiungibili.
Ma come si ottengono le informazioni giuste nel posto giusto?
Lavorando sui processi aziendali e sui flussi di lavoro!
Sono proprio questi che generano profitti o perdite in azienda. Sono proprio questi che riescono a “mettere a terra” il lavoro da fare.
Flussi di lavoro e processi aziendali
I flussi di lavoro e i processi aziendali sono concetti correlati ma distinti.
Mentre i processi aziendali rappresentano una serie di attività strutturate che mirano a raggiungere un obiettivo specifico, i flussi di lavoro si concentrano su come queste attività vengono eseguite e gestite.
Un flusso di lavoro è un processo che ha un inizio ed una fine ben individuabili.
Aiuta i team a raggiungere i propri obiettivi, mettendo in relazione le persone giuste ai dati giusti nel momento giusto.
Una volta creato, un flusso di lavoro aiuta a organizzare le informazioni in modo comprensibile e ripetibile.
La gestione dei flussi di lavoro è una componente fondamentale della gestione dei processi aziendali, poiché organizza i dati e le azioni in modo comprensibile e ripetibile.
Quindi dobbiamo conoscere bene i processi aziendali, definirli per poi scendere in ogni flusso di lavoro che li compone.
Quando scendiamo sui flussi è necessario focalizzarsi su tre aspetti chiave: pianificazione, esecuzione e revisione.
Un flusso di lavoro efficace non solo facilita la ripetibilità e la durabilità del processo, ma contribuisce anche a migliorare l’efficienza e la coerenza all’interno dell’azienda.
Aumentare l’efficienza aziendale
Un’azienda che lavora sui flussi di lavoro può ridurre le attività inutili e ottimizzare l’uso del tempo e delle risorse aumentando la sua efficienza del 30%.
La struttura deve poi essere periodicamente revisionata per identificare e eliminare le inefficienze – come flussi di lavoro non più utili -, garantendo che il personale possa concentrarsi sulle attività che realmente contribuiscono agli obiettivi aziendali, come sviluppare nuove strategie, migliorare i prodotti o servizi, o analizzare dati per prendere decisioni informate.
Questo perché in azienda, abbiamo la spietata abitudine di fare ciò che sappiamo fare meglio, privilegiando le attività che richiedono meno tempo e danno risultati rapidi.
Tuttavia, se non ci fermiamo periodicamente a verificare se ciò che il nostro team sta facendo è ancora allineato con gli obiettivi e il contesto aziendale attuale, rischiamo di ritrovarci in griglia di partenza per una gara di Formula 1 a bordo di un calesse.
E quindi?
E quindi mappiamo i processi aziendali, definiamo i relativi flussi di lavoro e verifichiamoli periodicamente… tutto qua (si fa per dire 🙂 ).
