Una domanda inevitabile per chi fa impresa
C’è una domanda che ogni imprenditore, manager o responsabile di reparto si è posto almeno una volta nel corso della propria attività: “Questo servizio è meglio gestirlo internamente o affidarlo a un fornitore esterno?” Una domanda che sembra semplice, ma che in realtà tocca i nervi scoperti dell’organizzazione aziendale: struttura, competenze, costi, strategia, rischio.
La risposta, come spesso accade, non è univoca. Dipende da molteplici fattori. Eppure, troppo spesso si decide in modo superficiale, inseguendo l’apparente convenienza economica o la moda del momento. Ma fare impresa è soprattutto prendere decisioni ponderate. E la scelta tra internalizzare o esternalizzare un servizio è tra le più strategiche.
In che fase si trova la tua azienda?
Il primo elemento da considerare è la fase evolutiva dell’azienda.
Un’impresa giovane, con risorse limitate e competenze ancora da formare, difficilmente può permettersi di strutturare internamente ogni funzione. In questi casi, esternalizzare consente di accedere a competenze già pronte, a processi rodati, a infrastrutture collaudate, evitando l’onere di formare risorse, acquistare strumenti e definire procedure da zero.
Ma l’outsourcing, per quanto utile all’inizio, non è una soluzione permanente. Col tempo, se il servizio diventa strategico o ricorrente, internalizzarlo può risultare più efficiente ed economico. Il costo del fornitore esterno, comprensivo dei suoi margini, diventa meno sostenibile quando il servizio diventa parte integrante dell’operatività aziendale.
Stai solo provando o vuoi davvero investire?
Un altro criterio determinante è capire se il servizio è un esperimento o una scelta strategica.
Se si tratta di testare un’attività nuova, meglio partire con un fornitore esterno: è più veloce, meno vincolante, consente di valutare risultati e costi reali prima di impegnarsi a lungo termine. Ma se si è già convinti del valore strategico di quel servizio, allora conviene fin da subito iniziare a strutturarlo internamente.
In realtà, la soluzione più sensata è spesso ibrida: si parte con l’esternalizzazione, si osservano i risultati, si apprende e, se il servizio dimostra il suo valore, si pianifica gradualmente l’internalizzazione. Un percorso di transizione consapevole, dove l’apprendimento del cliente diventa parte integrante della strategia.
La complessità del servizio cambia tutto: sei pronto a gestirla?
Non tutti i servizi sono uguali.
Alcuni richiedono competenze estremamente verticali e specializzate: cyber security, data analysis, sviluppo software. In questi casi, strutturare un reparto interno può risultare oneroso, difficile e inefficiente. Non solo per i costi, ma anche per la difficoltà di trovare e trattenere talenti ad alto tasso tecnico.
In situazioni simili, esternalizzare diventa quasi obbligatorio, almeno nel breve periodo. Significa mantenere la struttura interna snella, flessibile, pronta a reagire ai cambiamenti. Ma anche in questo caso, è fondamentale monitorare nel tempo l’importanza crescente del servizio e valutare eventuali evoluzioni.
Vendor lock-in: il rischio invisibile
Tra gli aspetti meno considerati ma più insidiosi, c’è quello della dipendenza dal fornitore.
Alcuni servizi, per loro natura, generano un forte vendor lock-in: più difficile, costoso e lungo sarà sostituire quel fornitore in futuro, più attenta dovrà essere la valutazione iniziale.
Pensiamo a un gestionale custom: chi possiede il codice sorgente? I dati sono facilmente esportabili? Quanto costa migrare a un altro sistema? Sono domande scomode, ma essenziali. Lo stesso vale per tool e piattaforme nel marketing: newsletter, CRM, advertising. Se si sceglie l’esternalizzazione, è importante negoziare sin da subito margini di libertà e strumenti che permettano un’eventuale transizione futura.
Il cuore della scelta: è un servizio strategico o di supporto?
La domanda più importante, quella che può guidare tutte le altre, è semplice quanto cruciale: questo servizio è strategico o di supporto?
Se è strategico, difficilmente possiamo permetterci di delegarlo totalmente. Perché la strategia è visione, direzione, controllo: deve rimanere nelle mani dell’azienda.
Ma non basta. Bisogna chiedersi anche: è centrale nella creazione di valore? Se fa parte del core business, se è ciò che differenzia l’azienda, allora va tutelato, custodito, curato internamente. Se invece è un servizio accessorio, allora si può valutare con più serenità l’outsourcing.
Un esempio banale ma efficace: il servizio di pulizia. Se sei un’impresa di pulizie, è il tuo core business. Se sei un’industria meccanica, è un servizio importante, ma non strategico. In base al settore, al valore generato, al ruolo che gioca nella percezione del cliente, lo stesso servizio assume connotazioni diverse.
Marketing, croce e delizia: meglio in casa o fuori?
Prendiamo ora il servizio che più spesso ci viene chiesto di valutare: il marketing va internalizzato o esternalizzato?
Anche qui, la risposta…ormai lo saprai…è dipende.
Per rispondere, occorre innanzitutto capire bene il contesto in cui ci si muove. Ecco perché la prima domanda da porsi è: che fase sta vivendo l’azienda? Sta iniziando ora a fare marketing o ha già strutture e risorse interne? Qual è il suo livello di maturità digitale? Quanto è disposta a investire, in termini economici e di risorse umane?
Seconda: il marketing è un test o una leva strategica? Se è solo una prova, affidarsi a un’agenzia è più saggio. Se invece si punta a farne un asset centrale, meglio pensare da subito a costruire competenze interne.
Terza: quanto è complesso il marketing che serve all’azienda? Un sito, qualche post social e una newsletter richiedono competenze diverse rispetto a una strategia omnicanale integrata su più mercati. Più è avanzato il livello richiesto, più ha senso partire con esperti esterni, mantenendo però una visione interna chiara e competente.
Ultima, ma fondamentale: è strategico? Per la maggior parte delle aziende, oggi, il marketing è a pieno titolo una funzione strategica. Non si può delegare totalmente. Si può esternalizzare l’esecuzione, ma la direzione, la strategia, il controllo devono rimanere in casa.
La risposta non è mai standard
In definitiva, decidere se internalizzare o esternalizzare un servizio richiede una valutazione articolata, realistica e dinamica. Non esiste una regola fissa, ma esistono domande giuste da porsi. E chi sa porsi le domande giuste, trova quasi sempre anche le risposte più efficaci.
Non cercate la formula magica. Cercate il metodo, il dialogo, la consapevolezza. E trovate, nei vostri partner, non chi vi offre soluzioni prefabbricate, ma chi vi aiuta a scoprire cosa serve davvero alla vostra impresa.
