Gestire le priorità in azienda per uscire dalla ruota del criceto

È una situazione comune trovarsi con migliaia di cose da fare, sia nella vita sia nel lavoro, senza sapere da dove iniziare. Ci troviamo sommersi da attività che sembrano tutte ugualmente importanti, e ci buttiamo nel lavoro senza un piano preciso, interrotti continuamente dalle urgenze quotidiane. Alla fine della giornata, spesso ci accorgiamo di non aver concluso molto, e ci diciamo: “Lo farò domani”.

Il tempo passa e ci ritroviamo a dedicare il nostro tempo gestendo solo ciò che è urgente, senza mai lavorare su progetti che portano valore nel lungo termine.

L’Importanza di lavorare per priorità

Gestire le priorità in azienda è fondamentale per evitare di rimanere intrappolati in un ciclo di urgenze continue. Molte aziende lavorano solo per rispondere alle scadenze legali o agli obblighi normativi, senza considerare le attività che potrebbero far crescere il business. Queste scadenze, se non affrontate con un approccio pianificato, generano ansia e stress, rendendo l’ambiente di lavoro poco piacevole e inefficiente.

Per evitare questo ciclo, è necessario un cambio di prospettiva: uscire dalla cosiddetta “ruota del criceto” e imparare a gestire il tempo e le energie in modo da dedicarsi anche alle attività che costruiscono valore nel tempo.

In azienda, il tempo è una risorsa limitata, e anche la nostra energia non è infinita: non è la stessa alle 8 del mattino e alle 8 di sera. Inoltre, le risorse economiche sono altrettanto limitate.

Dato che tempo, energia e denaro non sono illimitati, dobbiamo essere in grado di concentrarci sulle attività che generano il massimo valore possibile.

Tempo, energia e denaro: le tre risorse scarse da proteggere

Per costruire un sistema efficace di gestione delle priorità, dobbiamo partire da un assunto fondamentale: il nostro tempo non è infinito. E non lo è nemmeno la nostra energia, che fluttua durante il giorno, la settimana, l’anno. A queste si aggiunge una terza risorsa, ancora più tangibile in azienda: il denaro.

Domandarsi cos’è il valore risulta quindi cruciale e, anche se non esiste una definizione univoca, possiamo dire che ogni organizzazione deve definirlo sulla base del proprio scopo e dei propri obiettivi. Se non lo facciamo noi, lo faranno altri al posto nostro, portando la nostra azienda lontano da ciò che realmente vogliamo costruire.

Queste tre risorse scarse vanno quindi allocate con attenzione chirurgica, orientandosi verso ciò che genera il massimo valore.

Conoscere gli obiettivi

Per lavorare in modo efficace, è fondamentale quindi conoscere gli obiettivi. Aziendali, di ruolo e dell’attività.

Se non si conoscono gli obiettivi del proprio ruolo, del progetto o dell’azienda, diventa impossibile stabilire se una determinata attività è prioritaria o meno.

Gli obiettivi devono essere chiari a livello aziendale, di reparto, di progetto e anche individuale.

Questo permette di capire come ogni singola attività contribuisce al raggiungimento dei risultati desiderati e aiuta a selezionare quelle che meritano maggiore attenzione.

Importanza vs urgenza

Una distinzione fondamentale è quella tra “importanza” e “urgenza”. Spesso si tende a confondere questi due concetti, ma sono profondamente diversi:

• Attività importanti: Contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi a lungo termine. Non richiedono azione immediata, ma se trascurate, possono diventare urgenti e critiche nel lungo periodo.
• Attività urgenti: Richiedono azione immediata per evitare conseguenze negative. Spesso sono imposte dall’esterno e tendono a catturare tutta la nostra attenzione.

Lavorare solo sulle urgenze impedisce di focalizzarsi su ciò che ha valore nel lungo termine e porta a un ciclo di stress continuo.

È importante non lasciare che le urgenze definiscano la propria agenda, ma dare spazio anche alle attività importanti.

La matrice di Eisenhower

Per aiutarsi a distinguere tra importanza e urgenza, uno strumento utile è la Matrice di Eisenhower, che divide le attività in quattro quadranti:

	Urgente	Non urgente
Importante	Fare subito (es. emergenze operative)	Pianificare (es. strategia, formazione)
Non importante	Delegare o rivedere (es. richieste non essenziali)	Eliminare (es. distrazioni, riunioni inutili)

1. Importante e urgente: Attività che richiedono attenzione immediata, come gestire una crisi o rispettare una scadenza imminente.
2. Importante ma non urgente: Attività strategiche che portano valore nel lungo termine, come la creazione di una strategia di marketing o la formazione del personale. Queste sono le attività su cui dovremmo concentrarci, se trascurate per troppo tempo possono danneggiare l’intero business.
3. Non importante ma urgente: Attività che spesso danno la sensazione di essere occupati ma non portano reale valore, come chiamate o email non cruciali. Queste attività dovrebbero diminuire sempre di più.
4. Non importante e non urgente: Distrazioni che consumano tempo e non portano alcun beneficio. Andrebbero eliminate il più possibile.

Concentrarsi maggiormente sulle attività del Quadrante 2 aiuta a garantire crescita e miglioramento continuo nel lungo periodo, evitando di essere costantemente intrappolati nelle urgenze.

Consigli pratici per gestire le priorità

1. 1. Scrivere le attività: Sembra banale ma non lo è. Se dovete scegliere solamente un’azione da fare, fate questa. Il primo passo è scrivere tutte le attività da svolgere. Tenerle in testa crea confusione; esternalizzarle permette di avere una visione chiara del lavoro da fare.
   2. Liberare la mente prima di andare a casa: Preparare la lista delle attività per il giorno successivo alla fine della giornata lavorativa permette di liberarsi la mente ed iniziare la mattina successiva in modo molto più efficiente.
   3. Identificare i colli di bottiglia: Se un’attività sblocca il lavoro di altre persone, dovrebbe avere la priorità. Non essere il collo di bottiglia che blocca il flusso lavorativo.
   4. Stimare il tempo necessario: Classificare le attività in base al tempo richiesto aiuta a pianificare meglio la giornata. Non in modo preciso ma in 2:
      1. Le attività che richiedono qualche ora in una colonna
      2. Le attività che richiedono da una giornata lavorativa in su.

      Dobbiamo poi attingere in modo sensato da entrambe le liste.

• Evadere le attività brevissime subito: Le attività che richiedono pochi minuti andrebbero completate subito, anche se siete a fine giornata. Lasciarle appese occupa solo spazio nella vostra testa.

Ok, ma da dove iniziamo? Qual è l’attività più importante?

Poniamoci alcune domande per aiutarci a classificare le attività, il consiglio è di prendere le domande a seguire e rispondere ad esse con un semplice “+” o “-” oppure con un voto da 1 a 10, quello che vi risulta più semplice e comodo. Lo scopo non è avere una precisione millimetrica ma familiarizzare con alcuni concetti che ci aiuteranno ad adottare un modo di pensare utile quando avremo un’attività da fare.

• Questa attività contribuisce direttamente agli obiettivi aziendali o del mio ruolo?
• Quali sono le conseguenze se la posticipo o non la eseguo?
• Abbiamo le risorse necessarie (tempo, denaro, persone) per completarla?
• Qual è l’opinione del team su questa attività?
• Quanto mi rende soddisfatto o felice svolgerla?
• …

Adesso sommate i numeri o i segni che avete dato e vedrete che vi verrà fuori una lista molto più chiara di prima per capire da dove iniziare. Le attività con più “+” salgono nella scala delle priorità mentre quelle con molti “-” vanno rivalutate, posticipate o eliminate. È un po’ come fare la spesa con una lista: ti evita di tornare a casa con tre barattoli di nutella e niente per cena.

Costruire un metodo personalizzato

Chiaramente questo appena descritto vuole solo essere un’indicazione approssimativa di un metodo che deve essere personalizzato e fatto proprio. Queste tecniche possono essere personalizzate in base al contesto e alle esigenze aziendali. Confrontarsi con i colleghi, sperimentare diverse domande e criteri per classificare le attività aiuta a creare un sistema di gestione del tempo e delle priorità che, oltra a funzionare davvero, rimane utilizzabile e sostenibile.

Gestire le priorità è essenziale per costruire un’azienda che rispecchi i suoi obiettivi e valori, e per evitare di rimanere intrappolati in un ciclo di urgenze senza fine.

L’obiettivo è uscire dalla “ruota del criceto” e lavorare sulle attività che portano valore nel lungo periodo, senza lasciarsi sopraffare dalle urgenze quotidiane.

Creare una mappa delle proprie attività, distinguerle tra importanti e urgenti, e avere una visione chiara degli obiettivi è il primo passo verso una gestione del lavoro più serena ed efficace sia per se stessi sia per il team che gestiamo.

Alla fine, la vera domanda non è solo “che cosa fare?”, ma “che cosa sto costruendo?”. Perché, in fondo, anche gli edifici più belli iniziano con un mattone ben posizionato.